1. Grundsatz
Die Datenschutzerklärung[1] gilt für die Bearbeitung sämtlicher Personendaten[2], die wir im Zusammenhang mit der Durchführung der beruflichen Vorsorge und der damit verbundenen Tätigkeiten, unter Einschluss von Mietverhältnissen, bearbeiten.
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und bearbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen resp. unsere Online-Dienste nutzen, weiterverarbeiten, speichern und an Dritte weitergeben, besonders wenn Sie für uns Dienstleistungen erbringen.
Wir erheben und bearbeiten Ihre Personendaten nur zu den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken und nur im dafür notwendigen Umfang und im Rahmen der anwendbaren Gesetzesvorschriften. Dabei bewahren wir Ihre Personendaten nur soweit und solange auf, als es die Erbringung unserer Dienstleistungen erfordert. Wir sorgen für den Schutz unserer Datenbanken vor fremden Zugriffen, Verlusten, Missbrauch oder Fälschung.
Zur Wahrung der Sicherheit Ihrer Personendaten und zu deren Schutz gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen und unberechtigte Zugriffe treffen wir angemessene Sicherheitsmassnahmen technischer (z.B. Verschlüsselung und Pseudonymisierung von Personendaten, Protokollierungen, Zugriffsbeschränkungen und Speicherung von Sicherheitskopien) und organisatorischer Natur (z.B. Weisungen an unsere Mitarbeitenden, Vertraulichkeitsvereinbarungen und Kontrollen).
2. Datenverantwortlicher[3]
Die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle ist die
Personalvorsorge-Stiftung Providus
Datenschutzverantwortlicher
Spitalstrasse 10
9000 St. Gallen
Der externe Datenschutzberater ist erreichbar unter datenschutz@providus-pk.ch.
3. Adressaten der Datenschutzerklärung
Betroffen von dieser Datenschutzerklärung sind alle Personen, deren Personendaten wir bearbeiten. Dabei spielt die Art der Kontaktnahme keine Rolle.
Unsere Datenbearbeitungen können insbesondere die folgenden Kategorien von Personen betreffen, soweit wir dabei Personendaten bearbeiten: Versicherte, Rentnerinnen und Rentner und deren Angehörige, andere begünstigte Personen; frühere, aktuelle und zukünftige Arbeitgeber bzw. deren Kontaktpersonen, Familienangehörige und Angestellte; Bevollmächtigte (z.B. gesetzliche Vertreter); Forderungsberechtigte, haftpflichtige Personen und weitere beteiligte Personen; Mitglieder unserer Organe; Kontaktpersonen von Sozial- und Privatversicherern, anderen Vorsorgeeinrichtungen und Freizügigkeitseinrichtungen, Lieferanten und Partnern sowie von Behörden und Ämtern; Mieterinnen und Mieter sowie Kontaktpersonen von Unternehmen bei der Vermietung von Wohn- und Geschäftsliegenschaften; Personen, die sonstige Dienstleistungen von uns in Anspruch nehmen; Besucherinnen und Besucher unserer Webseiten und Räumlichkeiten; andere Personen, die mit uns Kontakt aufnehmen.
4. Arten von Personendaten
Die von uns gemäss dieser Datenschutzerklärung bearbeiteten Personendaten beziehen sich sowohl auf versicherte Personen, Rentnerinnen und Rentner als auch auf Dritte. Wenn Sie uns Daten über Dritte zukommen lassen, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt und diese Daten richtig sind. Bitte informieren Sie diese Dritten deshalb über die Bearbeitung Ihrer Daten durch uns und übergeben Sie ihnen eine Kopie dieser Datenschutzerklärung.
Bestimmte Arten von Personendaten gelten datenschutzrechtlich als «besonders schützenswert», z.B. Angaben über die Gesundheit und biometrische Merkmale. Die Personalvorsorge-Stiftung Providus bearbeitet besonders schützenswerte Personendaten nur im Zusammenhang mit der Durchführung der beruflichen Vorsorge, insbesondere bei der Bearbeitung von Invaliditätsfällen.
Detailliertere Angaben zu den Personendaten, die wir bearbeiten, können Sie dem Register der Bearbeitungstätigkeiten entnehmen (https://datareg.edoeb.admin.ch/data-collection/2036).
4.1. Erfassung von Daten beim Besuch unserer Website (Server-Logfiles)
Bei jedem Aufruf unserer Website erfassen die Server unseres Hosting-Anbieters automatisch allgemeine Informationen und technische Daten, die Ihr Browser übermittelt. Dazu gehören insbesondere:
- IP-Adresse des anfordernden Rechners
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Name und URL der abgerufenen Datei / Unterseite
- Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
- Verwendeter Browser, Betriebssystem sowie der Name Ihres Internet-Access-Providers.
Diese Daten werden verarbeitet, um die Funktionsfähigkeit, Stabilität und Sicherheit der Website zu gewährleisten, Systemfehler zu analysieren sowie zur Abwehr von Cyberangriffen. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Personendaten oder eine Identifikation einzelner Besucher findet nicht statt. Die Logfiles werden nach Ablauf der betrieblich notwendigen Frist automatisch gelöscht.
Weitere Hinweise zur Website enthält Ziffer 10 unten.
4.2. Digitales Versichertenportal («PK-Cockpit»)
Über unsere Website haben Sie Zugriff auf das digitale Versichertenportal («PK-Cockpit»). Wenn Sie den Link zum PK-Cockpit nutzen, werden Sie auf eine gesicherte Portal-Plattform weitergeleitet.
Beim Login und bei der Nutzung des Portals werden Personendaten (z.B. Versichertennummer, Zugangsdaten, Kontaktdaten) sowie sensible Vorsorgedaten (z.B. Lohn- und Guthabendaten, Einkäufe, Leistungsansprüche) verarbeitet. Die Datenverarbeitung im Portal dient ausschliesslich der Durchführung des Vorsorgeverhältnisses und der Bereitstellung digitaler Services (z.B. Simulation von Einkäufen oder Pensionierungen).
Die Übertragung erfolgt Ende-zu-Ende-verschlüsselt.
5. Datenbearbeitungszweck und Rechtsgrundlage
Die Bearbeitung von Personendaten erfolgt primär zum Zweck der Durchführung der beruflichen Vorsorge (z.B. Abschluss und Abwicklung von Anschlussverträgen mit dem Arbeitgeber, Aufnahme versicherter Personen, Prüfung und Abwicklung von Vorsorgefällen einschliesslich der Koordination mit anderen Versicherern) und der Vermietung von Wohn- und Geschäftsliegenschaften (Abschluss und Abwicklung von Mietverträgen).
Rechtsgrundlage ist die Gesetzgebung über die berufliche Vorsorge, insbesondere das Bundesgesetz über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge (BVG) und das Bundesgesetz über die Freizügigkeit in der beruflichen Vorsorge (FZG) und die zugehörigen Verordnungen. Als Bundesorgan[4] bearbeiten wir Ihre Personendaten in diesem Bereich im Rahmen unserer gesetzlichen Bearbeitungsbefugnisse (z.B. Art. 85a ff. BVG). Im Bereich der überobligatorischen Vorsorge untersteht unsere Datenbearbeitung nicht den Datenschutzbestimmungen des BVG, sondern jenen des Datenschutzgesetzes (DSG). Das DSG kommt auch bei der Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit der Vermietung von Wohn- und Geschäftsliegenschaften zur Anwendung.
6. Übermittlung von Personendaten an Dritte
6.1. Verbot der Übermittlung von Personendaten an Dritte
Wir geben Ihrem Arbeitgeber keine Daten über Ihre Gesundheit oder Vorgänge wie z.B. Einkäufe, Vorbezüge usw. bekannt.
Im Weiteren werden Ihre Personendaten weder an Dritte weitergegeben noch verkauft oder sonst wie übermittelt, es sei denn, dass dies zum Zwecke der Vertragsabwicklung oder zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben (z.B. für die Gewährleistung der Sicherheit unserer Eingabe-Formulare auf der Website). Darüber hinaus können Daten an Dritte übermittelt werden, soweit wir aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder durch vollstreckbare behördliche oder gerichtliche Anordnung hierzu rechtlich verpflichtet sein sollten.
6.2. Ausnahmsweise Bekanntgabe von Personendaten an Dritte
Daten von Versicherten sowie Rentnerinnen und Rentnern im Zusammenhang mit der obligatorischen beruflichen Vorsorge werden nur im gesetzlichen Rahmen bekanntgegeben.
6.2.1. Zusammenarbeit mit externer Versichertenverwaltung
Für die operative Administration und Betreuung der Aktivversicherten, Rentenbeziehenden und Arbeitgeber arbeitet die Personalvorsorge-Stiftung Providus mit einem externen Verwaltungsdienstleister zusammen, der Assurinvest AG. Anfragen, Formulare und Daten, die Sie uns über die Website, per E-Mail oder über die angegebenen Kontaktdaten übermitteln, werden zur Bearbeitung und Durchführung der Vorsorgeverhältnisse an die Assurinvest AG weitergeleitet oder direkt durch diese verarbeitet.
6.2.2. Vorsorgefälle, Scheidungen, Erbschaftsstreitigkeiten, Adressprüfung, Bonitätsprüfung und Inkasso
Im Zusammenhang mit der Meldung und dem Eintritt eines Vorsorgefalls und mit anderen Leistungen wie z.B. einer Überweisung bzw. Auszahlung der Austrittsleistung können wir Daten z.B. mit Freizügigkeitseinrichtungen, anderen Vorsorgeeinrichtungen, dem Arbeitgeber der versicherten Person, Behörden und Ämtern (z.B. Sozialversicherern wie insbesondere die Invalidenversicherung oder Sozialämter), anderen Versicherern, medizinischen Leistungserbringern und Sachverständigen, Banken und Kreditgebern, Gerichten und externen Anwälten austauschen. Ebenso können wir Daten von Dritten erheben und an diese weitergeben, z.B. an Ärzte und andere Leistungserbringer, an Sachverständige (wie z.B. Revisionsstelle oder PK-Experte), an Behörden, an die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS), Gerichte, Auskunftspersonen und Anwälte (Koordination von Leistungspflichten, Klärung und Durchsetzung von Regressansprüchen). Besonders bei Scheidungen und Erbschaftsstreitigkeiten geben wir Personendaten an Gerichte und andere Vorsorge- oder Freizügigkeitseinrichtungen bekannt.
Im Weiteren können wir für Bonitätsprüfungen und das Inkasso von Forderungen Personendaten z.B. zu ausstehenden Forderungen und zum Zahlungsverhalten an Dritte bekanntgeben.
6.2.3. Immobilien
Personendaten von Mieterinnen und Mietern stehen unserer Immobilienverwaltung zur Verfügung, deren eigene Datenschutzbestimmungen gelten.
6.2.4. Bekanntgabe von Personendaten an Dienstleister als «Auftragsbearbeiter»
Unsere Auftragsbearbeiter sind verpflichtet, Personendaten ausschliesslich gemäss unseren Instruktionen zu bearbeiten sowie geeignete Vorkehrungen zur Datensicherheit zu treffen. Wir stellen durch die Auswahl der Dienstleister und durch geeignete vertragliche Vereinbarungen sicher, dass der Datenschutz während der gesamten Bearbeitung Ihrer Personendaten gewährt ist. Dabei geht es z.B. um IT-Dienstleistungen (Leistungen bei Versichertenverwaltung, Immobilienverwaltung und Datenspeicherung), den Versand von E-Mail-Newslettern, Datenanalyse und -veredelung oder Beratungsdienstleistungen.
7. Übermittlung von Personendaten ins Ausland
Wenn wir Ihre Personendaten im Einzelfall in einen Staat ohne angemessenes Datenschutzniveau übermitteln, stellen wir den Schutz Ihrer Personendaten in angemessener Weise sicher, z.B. durch den Abschluss von Datenübermittlungsverträgen mit den Empfängern Ihrer Personendaten in Drittstaaten, die den erforderlichen Datenschutz sicherstellen (sog. Standardvertragsklauseln = Verträge, die von der Europäischen Kommission und dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten genehmigt, ausgestellt oder anerkannt wurden), oder bei Unternehmen mit Sitz in den USA über das Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Ausnahmsweise kann die Übermittlung in Länder ohne angemessenen Schutz, gestützt auf eine Einwilligung, im Zusammenhang mit einem Rechtsverfahren im Ausland oder bei Erforderlichkeit der Übermittlung für die Abwicklung eines Vertrags auch zulässig sein.
8. Dauer der Bearbeitung und Speicherung (Aufbewahrung) von Personendaten
Wir bearbeiten und speichern Ihre Personendaten grundsätzlich so lange, wie es unsere Bearbeitungszwecke (vgl. Ziff. 5), die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und unsere berechtigten Interessen, insbesondere zu Dokumentations- und Beweiszwecken, es verlangen oder eine Speicherung technisch bedingt ist (z.B. im Falle von Backups oder Dokumentenmanagementsystemen). Stehen keine rechtlichen oder vertraglichen Pflichten oder technischen Gründe entgegen, löschen oder anonymisieren wir Ihre Daten grundsätzlich nach Ablauf der Speicher- oder Bearbeitungsdauer im Rahmen unserer üblichen Abläufe und in Einklang mit unserem Organisationsreglement solange sie keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen (vgl. Art. 27i ff. BVV 2).
Konkrete Angaben über die für Ihre Personendaten relevanten Aufbewahrungsfristen finden Sie im Anhang unseres Organisationsreglements.
9. Profiling[5] und automatisierte Entscheidfindung
Die personenbezogenen Daten unterliegen keiner automatisierten Entscheidfindung und es werden keine Persönlichkeitsprofile erstellt (kein Profiling).
10. Website
10.1. Cookies
Soweit First-Party-Cookies für die Grundfunktionen der Website (z.B. Cookie-Einstellungen, Seitennavigation, Formular-Sessions) technisch notwendig sind, werden diese beim Besuch gesetzt. Sie können das Speichern von Cookies jederzeit über Ihre Browsereinstellungen blockieren oder löschen; dies kann jedoch die Funktionalität unserer Website einschränken.
10.2. Videos
Auf unserer Website stellen wir Ihnen Informationsvideos (z.B. zur jährlichen Versicherteninformation) zur Verfügung. Die Videos sind teilweise passwortgeschützt.
Beim Aufrufen einer Seite mit eingebundenem Videoplayer wird eine direkte Verbindung zu den Servern des Videodienstanbieters (z.B. Vimeo oder YouTube) hergestellt. Hierbei erhält der Anbieter die Information, dass Sie unsere Website besucht haben, zusammen mit Ihrer IP-Adresse. Dies ist technisch erforderlich, um das Video an Ihren Browser auszuliefern. Für die anschliessende Bearbeitung durch die Plattform gelten deren eigene Datenschutzbestimmungen. Die Anbieter können Daten auch ausserhalb der Schweiz bearbeiten.
10.3. Formulare
Über unsere Website stellen wir Formulare (z.B. Anträge für Wohneigentumsförderung, Erklärung für freiwillige Einkäufe, Anmeldungen von Lebensgemeinschaften) im PDF-Format bereit.
Bitte beachten Sie, dass die Rücksendung von ausgefüllten Formularen per unverschlüsselter E-Mail Sicherheitsrisiken birgt. Wenn Sie uns Formulare mit besonders schützenswerten Personendaten (z.B. Gesundheitsdaten, FINMA-/Steuerdaten, Eheurkunden) übermitteln möchten, empfehlen wir den Versand per Post oder über einen gesicherten, verschlüsselten Übertragungsweg.
10.4. Schriften / Webfonts
Unsere Website nutzt zur korrekten und optisch ansprechenden Darstellung Standardschriften (Webfonts) sowie technische Skripte. Um Ihre Privatsphäre zu schützen, sind diese Schriften und Skripte nach Möglichkeit lokal auf unseren Webservern installiert, sodass beim Laden der Website keine automatische Verbindung zu Servern Dritter (wie Google Fonts) aufgebaut wird.
11. Rechte der betroffenen Person
Es stehen Ihnen im Zusammenhang mit Ihren Personendaten folgende Rechte zu:
- ein Auskunftsrecht über Ihre bei uns gespeicherten Personendaten;
- das Recht, unrichtige oder unvollständige Personendaten korrigieren zu lassen;
- das Recht, die Löschung oder Anonymisierung Ihrer Personendaten zu verlangen, falls sie für die Durchführung der beruflichen Vorsorge nicht (mehr) erforderlich sind;
- das Recht, die Einschränkung der Bearbeitung Ihrer Personendaten zu fordern, insoweit die Bearbeitung für die Durchführung der beruflichen Vorsorge nicht (mehr) erforderlich ist;
- das Recht, bestimmte Personendaten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten;
- das Recht, eine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, soweit eine Bearbeitung auf einer Einwilligung beruht.
Allerdings können diese Rechte dann eingeschränkt oder ausgeschlossen werden, wenn Zweifel an der Identität bestehen oder dies zum Schutz anderer Personen, zur Wahrung von schutzwürdigen Interessen oder zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.
Sie haben zudem die Möglichkeit, beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) Beschwerde einzureichen, wenn Sie befürchten, die Bearbeitung Ihrer Personendaten sei nicht rechtskonform.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anzupassen. Generell gilt für Datenbearbeitungen jeweils die Datenschutzerklärung in der bei Beginn der betreffenden Bearbeitung auf unserer Website publizierten aktuellen Fassung.
13. Kontakt
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Bearbeitung Ihrer Personendaten können Sie uns kontaktieren über:
Stand: September 2026
[1] Grundlagen: Art. 19 DSG; Art. 13 DSV.
[2] alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen (Art. 5 lit. a DSG).
[3] Art. 5 lit. j DSG.
[4] Art. 5 lit. i DSG.
[5] Art. 5 lit. f,g DSG.